A propósito del Día de las Secretarias, el cual se conmemora el 26 de abril de cada año, es preciso reconocer y resaltar la labor desempeñada por estas y estos servidores judiciales.
Las secretarias y asistentes administrativas en los tribunales cumplen un papel vital en el funcionamiento eficiente y efectivo del sistema judicial. Su trabajo es esencial para garantizar que los casos se manejen correctamente, que se cumplan los plazos y que se lleven a cabo las audiencias y procedimientos necesarios para facilitar el orden y funcionamiento de la impartición de justicia.
Las secretarias judiciales suelen ser la primera línea de atención a las partes involucradas en los casos de justicia al acudir a los tribunales. Las y los secretarios y asistentes administrativos se encargan de la recepción de los usuarios y toda documentación, al igual que están facultadas para proporcionar información general sobre el sistema judicial.
Además de ser responsables de programar y coordinar las audiencias, se encargan de notificar a las partes involucradas sobre sus procesos correspondientes. Son responsables de organizar la logística y la preparación necesarias para la celebración de las audiencias, así como de proporcionar apoyo administrativo a los jueces, magistrados y otros funcionarios del tribunal.
Del mismo modo, las secretarias tienen una función vital en la producción y mantenimiento de las estadísticas del Poder Judicial, mediante la elaboración y remisión de informes.
Según el Boletín Estadístico del año 2022, las labores secretariales contabilizaron a nivel nacional 572,730 trámites equivalentes al 48% de todos los trámites recibidos, promediando 2,377 diariamente si se toma en cuenta los días laborables del año. De este total de trámites secretariales, 339,064 corresponden a la materia civil y comercial siendo la materia con mayor demanda de trámites.
Del total de trámites entrados, se registró una solución (salida) de 93% con aproximadamente 538,000 respondidos. Los Depósitos de documentos y la Inscripción de contratos de prenda sin desapoderamiento son los dos trámites mas demandados y gestionados por parte de las secretarias de juzgados, cortes, tribunales, etc., además de las solicitudes de certificación (Sentencias, apoderamientos, actas, entre otros).
Sin la labor de los Servidores Judiciales que realizan las funciones de Secretaría, el Sistema de Justicia en todos sus renglones estaría seriamente afectado. Es importante destacar que el papel que juegan las y los servidores encargados de las tareas secretariales incide directamente en los resultados de celeridad de la justicia, pues como parte de un Sistema, son un eslabón indispensable para su funcionamiento.
El papel de contacto intermedio entre los usuarios demandantes de servicios y los que conforman un proceso judicial internamente es importantisimo, resaltando que su labor es la primera impresión del usuario ante la confianza que pueda proyectar el Sistema de Justicia en su funcionamiento.
¨El rol de las funciones secretariales es contribuir con la eficiencia del Sistema de Justicia¨
Rol de las secretarias en el Sistema de Justicia
